Inventarna številka je EMŠO knjige, signatura pa označuje njeno stalno bivališče

Tereza Poličnik Čermelj z Oddelka za pridobivanje gradiva v pogovoru razkriva, kakšna je pot knjig in drugega knjižničnega gradiva od prevzema v knjižnici pa do trenutka, ko pridejo na police, v skladišče ali do bralca. Izvedeli smo, da imajo tudi knjige svojo EMŠO in stalno ter začasno bivališče, na leto pa v NUK-u sprejmejo in inventarizirajo okoli 30 tisoč enot. Gradiva še vedno žigosajo na roke, pri čemer uporabljajo arhivska črnila po vzoru Ameriške kongresne knjižnice. Sogovornica nam je še zaupala, da je raziskovala stereotip knjižničarja oziroma knjižničarke. Je res, da je introvertiran, samo bere in se pred uporabniki knjižnice najraje skrije?

Kaj vas je pritegnilo pri poklicu bibliotekarke?

Rada hodim v knjižnice. Med drugim sem obiskala knjižnice po svetu od Singapurja, Canberre, San Francisca, Londona, Varšave, Aleksandrije … Še vedno menim, da so knjižnice in moderne galerije najboljša izkaznica družbe.

Po končani gimnaziji sem počitnice preživela v splošni knjižnici v Kamniku, kjer sem pobliže spoznala delo knjižničarja. Pridobljene izkušnje so mi pomagale pri izbiri študijske smeri in pri študiju. Po diplomi na Pedagoški akademiji smer knjižničarstvo in srbohrvaški jezik sem želela delati v splošni knjižnici, v manjši knjižnici, kjer vsi delajo vse in je paleta dejavnosti bolj pestra – od naročanja in obdelave gradiva do izposoje.

A prišli ste v NUK, kjer ste že dobrih štirideset let.

Res je, to je bila moja prva redna služba, kot absolventka pa sem že delala v knjižnici Pedagoške akademije. Delo v NUK-u je precej specializirano, razen v posebnih zbirkah, saj je vsaka zbirka knjižnica v malem. Sama sem opravljala različna dela, začela sem v Grafični in kartografski zbirki. Obdelava plakatov, fotografij, albumov, razglednic, stenskih koledarjev, iskanja raznih motivov na željo uporabnikov, to je bilo res čudovito delo. Potem sem delala kot urednica UDK kataloga, to je knjižnični klasifikacijski univerzalni decimalni sistem, ki razvršča celotno znanost v devet skupin od 1 do 9, vsaka od teh pa se deli na ožja področja. Moje delo je bilo razvrščanje kataložnih listkov po UDK vrstilcih, kar je zahtevalo veliko natančnosti in dobro poznavanje sistema. To delo sem opravljala v osemdesetih letih prejšnjega stoletja, ko se je o avtomatski obdelavi podatkov šele govorilo. Tudi na Oddelku za pridobivanje gradiva, kjer sem še danes, smo takrat, ko sem začela, kataložne listke pisali na pisalni stroj. Pripravila sem bibliografski opis za gradivo, mu določila inventarno številko (tj. zaporedno številko v okviru leta), datum, način nabave, dobavitelja, ceno in pripisala morebitne opombe, na primer s podpisom avtorja. Gradivo sem žigosala in poslala naprej, v akcesijo, kjer so mu ročno določili postavitev/signaturo, to je tekočo številko v okviru določenega formata. Knjige so ročno postavili na dolgo mizo v vrsto s čim manjšo razliko v velikosti tako, kot bodo stale v skladišču.

Govorite v pretekliku. Kako pa to poteka danes?

Ključno je, da smo avtomatizirali procese nabave gradiva, evidentiranja pridobljenega gradiva, oblikovanja raznih izpisov, obdelave in opreme gradiva. Med drugim smo prešli na avtomatsko določanje signatur s pomočjo števcev. S tem je gradivo hitreje postavljeno, vendar pa ima ta proces tudi negativno posledico, da gradiva niso več poravnana po velikosti. Tako se lahko zgodi, da v skladišču stojita skupaj najvišja in najmanjša knjiga v okviru določenega formata, kar pa ni dobro za trajno hranjenje gradiva.

Kaj se torej zgodi s knjigo, ko pride v NUK, ali bolje rečeno, v vaše roke?

Kot sem že omenila, smo v predračunalniških časih gradivo najprej inventarizirali. To pomeni, da je vsaka fizična enota dobila svojo inventarno številko in skrajšani bibliografski opis, ki je nedvoumno identificiral gradivo. Kataložni listek smo vložili v inventarni katalog, kopije pa so spremljale gradivo v procesu obdelave. Gradivo smo opremili še z lastniškim žigom, prepisali inventarno številko s kataložnega listka na gradivo in dodali signaturo. Nato smo ga predali katalogizatorjem, da so pripravili bibliografski opis. Potem so v stvarnem katalogu opisu dodali gesla in UDK vrstilce, za tem so gradivo prevzeli v Slovenski bibliografiji, da so dodali še svoje podatke. V Tehničnem oddelku so poskrbeli za signaturne nalepke in morebitno dodatno opremo ter gradivo poslali v skladišče. V tiskarni so poskrbeli za kataložne listke, uredniki so jih vložili v predalčke katalogov, kjer so bili na voljo uporabnikom.

Danes gradivo najprej dobi bibliografski zapis, pri obveznem izvodu je to največkrat CIP zapis, potem dobi vsaka fizična enota lokacijske podatke (signaturo, inventarno številko, morebitno omejitev dostopa, opombe in nabavne podatke). Gradivo opremimo in ga predamo v nadaljnjo obdelavo Nacionalnemu bibliografskemu centru.

Kaj pa stara gradiva, so deležna kake posebne obravnave?

Zbirka starih tiskov je relativno nova. Pred njeno ustanovitvijo smo gradivo obdelovali skupaj z novim. Za obdelavo starega antikvarnega gradiva uporabljamo drug standard. Govorimo o gradivu, izdanem pred letom 1830. Tako gradivo bi morali hraniti skupaj, ločeno od novega in na tem delamo.

S katerimi oznakami so opremljene knjige?

Inventarizator gradivo žigosa z okroglim žigom, na katerem je odtisnjen uraden naziv knjižnice. S svinčnikom napiše inventarno številko in signaturo v oziroma na gradivo, ter prilepi signaturno nalepko na gradivo. Za signaturne nalepke in morebitno dodatno zaščito gradiva, kot so mape, škatle, srajčke …, je včasih skrbel Tehnični oddelek, z avtomatizacijo procesov je to delo v celoti prepuščeno inventarizatorju. Glede zahtevnejše opreme gradiva sodelujemo tudi z restavratorji in knjigovezi.

Kaj lahko razberemo iz nalepke, s katero so označene knjige, kaj je signatura, kaj inventarna
številka?

Signatura je alfanumerična oznaka, ki pove, kje gradivo stoji. Kje je njegovo stalno prebivališče. Lahko ima tudi začasno bivališče. Na primer zelo iskano gradivo iz skladišča lahko začasno stoji v Veliki čitalnici. Ko ne bo več aktualno, ga bodo vrnili v skladišče. V NUK-u namreč večina gradiva stoji v zaprtih skladiščih in ga morajo uporabniki naročiti, da ga lahko vidijo. Inventarna številka je zaporedna številka, ki jo dobi vsak posamezni fizični kos gradiva. V prispodobi je to EMŠO gradiva. Je enkratna, nezamenljiva in je nedvoumen identifikator gradiva. Največkrat je kodirana v črtno kodo, ki služi za izposojo gradiva in je zelo uporabna pri izvajanju inventure, ki jo knjižnice morajo redno opravljati.

Nalepke in črnilo lahko poškodujejo papir?

Oprema gradiva je bila tema moje specialistične naloge. V sodelovanju z restavratorji smo poiskali najboljše rešitve za opremo gradiva. Črnila za gradiva ne smejo bledeti, biti morajo obstojna na belila in topila ter se ne smejo razlivati po papirju. Za žigosanje gradiva uporabljamo arhivska črnila po vzoru Ameriške kongresne knjižnice. Odtis žiga mora biti jasen. Nekaterih nosilcev zapisov, na primer CD ali filmskih trakov ali mikrofišev, ne žigosamo. Za pisanje inventarnih številk na papir uporabljamo navadne svinčnike trdote B in permanentna pisala za plastificiran papir. Za optične nosilce uporabljamo posebna pisala, ki morajo biti na vodni osnovi in ne smejo vsebovati različnih organskih topil. Dolgo časa smo vztrajali pri starih signaturnih nalepkah zaradi lepila, kajti sintetična lepila samolepilnih nalepk poškodujejo papir. Sedaj izvode, namenjene izposoji, opremimo s samolepilnimi nalepkami. Gradivo tudi žigosamo. Žig je obenem tudi zaščita pred odtujevanjem gradiva.

Gradiva iz starih tiskov tudi dobijo nalepke in žig?

Gradivo žigosamo, nalepk pa ne lepimo direktno na arhivske izvode. Nalepimo jih na trakove, ki jih ovijemo okrog gradiva, na zaščitne mape, srajčke ali škatle. Seveda pa se samolepilnim nalepka izognemo tudi pri dragocenem gradivu in gradivu, izdanem pred letom 1800.

Koliko knjig oziroma enot gradiva gre na leto skozi vaše roke?

Težko rečem, ker vsega gradiva, ki ga dobimo, zaradi različnih vzrokov ne postavimo. V našem oddelku inventariziramo letno več kot 20.000 enot, v NUK-u pa skupaj več kot 30.000 enot.

Slej kot prej gredo določena gradiva v odpis. Kako to poteka?

V NUK-u odpisujemo samo zastarelo gradivo, ki je bilo namenjeno univerzitetni funkciji, odpisujemo tudi dvojnice zastarelih slovarjev in priročnikov. Nikoli pa ne odpisujemo obveznih izvodov in slovenike v najširšem smislu, z izjemo poškodovanih in izgubljenih, ko za njih dobimo ustrezna nadomestila.Kar se tiče drugih knjižnic, jim na podlagi Zakona o knjižničarstvu (2001) navodila za izločanje in odpis daje NUK. Vse knjižnice morajo NUK-u pošiljati sezname odpisanega gradiva, ki ga NUK preveri in izbere gradivo, ki ga potrebuje za svojo nacionalno zbirko.

Omenili ste zastarelo gradivo, kaj pa poškodovano?

Poškodovanega gradiva nikoli ne popravljamo sami, temveč ga pošljemo restavratorjem. Gre za poškodbe na gradivu, ki smo ga pridobili iz odpisov, iz zapuščin ali darov posameznikov. Določene posege pa je treba opraviti tudi na novih gradivih, na primer namestiti ščitne ovitke, priloge na različnih medijih, plastične ovoje, spiralne vezave in drugo, kar prav tako prepustimo restavratorjem.

Kdaj gre knjiga v odpis in kdaj v restavratorsko delavnico?

Slovenika ne gre v odpis, če zanjo nimamo nadomestila, ki je identično poškodovanemu. V primeru, če imamo samo en izvod poškodovane slovenike, za katero obstaja mala verjetnost, da bi jo še pridobili, se restavratorji na podlagi stopnje poškodovanosti odločijo, ali bodo gradivo popravili ali ga bomo digitalizirali in fizični primerek ustrezno zaščitili in umaknili iz uporabe, tako da njegova izposoja ni več mogoča. V našem oddelku pa še vedno iščemo nadomestilo za poškodovano knjigo, saj je v sistemu COBISS opomba o poškodbi zabeležena.

V svoji diplomski nalogi ste se ukvarjali s podobo knjižničarja oziroma knjižničarke. Kakšen je ta
stereotip?

V osemdesetih letih sem kot nadzornica delala v Veliki čitalnici in uporabniki so me večkrat vprašali, kje je knjižničarka. Očitno moja podoba ni ustrezala njihovim predstavam. Takrat sem razmišljala, da ni prav, da nimamo priponk, da bi se identificirali pred uporabniki. Po izvedeni anketi v NUK-u za potrebe diplomske naloge na Filozofski fakulteti sem ugotovila, da se večina sodelavcev dejansko ne predstavlja kot knjižničarji, ampak ostajajo slavisti, komparativisti, filozofi, muzikologi, germanisti, skratka, ostajajo zvesti svoji študijski usmeritvi. Stereotip stroge knjižničarke s figo, ki zahteva tišino, pa je bil močno prisoten. To sovpada s feminizacijo poklica, saj je v NUK-u zaposlenih samo tretjina moških. Pa še ti največkrat zavzemajo vodstvena mesta. Podobno je v drugih knjižnicah. Pogosto slišimo, da knjižničar samo bere, je introvertiran in se pred uporabniki rad skrije. To je delno potrdila tudi moja anketa. Čeprav je od takrat minilo več kot dvajset let, se stanje ni bistveno izboljšalo. Me pa veseli, da so med nami vedno bili in so še vedno izredni posamezniki, ki rušijo stereotipe. Profesionalnost in prepoznavnost profesije bosta dvignili ugled poklica.

Kako pa vi sami vidite svojo vlogo?
Ostajam bibliotekarka in uživam v svojem poklicu. Od nas samih je odvisno, kako nas bodo videli in cenili drugi.